Bedrijven in de financiële, juridische of verzekeringssector weten het: nieuwe mensen zijn moeilijker dan ooit te vinden. Outsourcing kan dan een oplossing zijn, alhoewel dit voor sommige werkgevers ook een drempel kan zijn. Is dit niet duurder dan een gewone medewerker? (Nee, dat lichtten we in deze blog over het prijskaartje van outsourcing al toe.) Moet ik dan weken energie steken in het opleiden van een profiel dat niet eens een eigen medewerker is? Ook hier is het antwoord volmondig nee! Een outsourcingsprofiel schakel je immers ‘plug and play’ in. Hij of zij is meteen inzetbaar dankzij relevante ervaring en bijvoorbeeld ook kennis van specifieke softwareprogramma’s en best practices in de sector.

Dit is net het mooie aan outsourcing: je zet gespecialiseerde, ervaren profielen in daar waar het nodig is en kan hen meteen laten meedraaien met de rest van het team. Een goede onboarding is echter wél belangrijk, ook voor een medewerker die je via een externe partij outsourcet. We vroegen aan enkele van onze outsourcingsprofielen hoe zij de onboarding bij hun opdrachtgever hebben ervaren en bundelen daaruit enkele concrete tips.

Een goede voorbereiding is key

De komst van een nieuwe medewerker voorbereiden voordat hij of zij er is, zorgt voor een vlotte opstart. Richt dus alvast een werkplek in en zorg ervoor dat al het nodige voorhanden is. Je kan ook al dossiers en draaiboeken klaarleggen waar het outsourcingsprofiel de eerste dag zelf mee aan de slag kan gaan. Uiteraard maak je best ook wat tijd vrij op die eerste dag voor een rondleiding, de nodige uitleg en een kennismaking met de rest van het team. Ons notarieel profiel Karolien blikt dankbaar terug naar haar onboarding van ongeveer een jaar geleden: “Mijn bureau was volledig ingericht, nieuwe bureaubenodigdheden lagen klaar, de logingegevens werden reeds in orde gebracht, ik had al toegang tot e-notariaat, … zélfs handcrème stond klaar op mijn bureau! Tot in de details was alles voorzien om er een goede start van te maken.”

Het hoeft niet gezegd dat deze tip geldt voor zowel je eigen medewerkers als externe profielen die je tijdelijk inschakelt.

Behandel het outsourcingsprofiel als een eigen medewerker

Ook dit lijkt ons de logica zelve, in de praktijk blijkt het echter niet altijd evident. Toch horen we bij onze eigen medewerkers die geoutsourcet worden dat het een grote meerwaarde is wanneer je als extern profiel ‘part of the team’ kan en mag zijn. Want ook voor hen is het belangrijk dat ze zich een medewerker kúnnen voelen in een bedrijf. Onze accountant Michiel beaamt dat: “Ik werd onthaald als een vaste medewerker en werd heel snel opgenomen in het team. Ik mocht mee op teambuilding, nam deel aan teamvergaderingen en werd betrokken in gesprekken met het management. Zaken waardoor ik me heel welkom voelde, en niet het gevoel kreeg ‘de externe’ te zijn.”

Stel een aanspreekpunt aan

Wanneer je je outsourcingsprofiel meteen wil inzetten en dus wil laten opbrengen, denk dan op voorhand goed na over welke dossiers je aan hem of haar wil doorgeven en wié het profiel hierover gaat briefen. Stel bij voorkeur één aanspreekpunt aan binnen je intern team, waar de nieuwe medewerker terechtkan met inhoudelijke vragen over dossiers. Zo speel je kort op de bal en kan het nieuwe profiel meteen verder.

“In het begin van mijn project was er telkens iemand aanwezig bij wie ik terecht kon met vragen. Ze hadden er dus echt wel over nagedacht, waardoor mijn opstart heel vlot verliep en ik snel was ingewerkt”, getuigt opnieuw Michiel. Ook Remy, die al twee jaar bij dezelfde opdrachtgever aan de slag is, is het daarmee eens: “Op mijn eerste dag lagen reeds dossiers klaar, dus ik wist direct waar te beginnen. Dat vond ik persoonlijk zeer goed, want ik draai niet graag met mijn vingers.”

Zie het outsourcingsbedrijf als een partner

Wanneer je kiest voor outsourcing, moet je ook echt geloven in de meerwaarde ervan. Je zet een ervaren, gespecialiseerd knelpuntprofiel in op momenten dat je extra ondersteuning nodig hebt. Het is een mensenbusiness. Het outsourcingsbedrijf is dus geen pure leverancier, maar een partner. Dat is waar wij bij Future Solutions voor staan en in geloven. We vinden het dan ook enorm belangrijk dat onze medewerkers erkenning krijgen en worden gezien als een meerwaarde, en niet ‘die externe’. “Ik had op mijn project echt het gevoel dat ze alle hulp, in welke vorm dan ook, goed konden gebruiken. Het feit dat ik direct inzetbaar was en onmiddellijk mijn nut kon aantonen, heeft zeker een positieve invloed gehad”, vertelt Remy.

Een partnership betekent een investering van beide partijen

Een partnership betekent natuurlijk ook dat wij bij Future Solutions moeite doen om jouw outsourcingsprofiel onmiddellijk te laten renderen. Zo stellen wij bij ons intern ook één vast aanspreekpunt voor jouw nieuwe medewerker aan, en kunnen we jou als opdrachtgever ook de nodige feedback of tips geven voor een zo mogelijk nog vlottere samenwerking.

Marijke getuigt: “Je zit dan wel op een project, wij blijven daarnaast ook medewerkers van Future Solutions. Bij vragen kan ik dan ook altijd terecht bij Katrien, de Business Unit Manager in Limburg en dat is wel fijn. Zeker in de beginfase van een nieuw project.” Of het soms moeilijk is om op twee plaatsen ‘medewerker’ te zijn, dus zowel bij Future Solutions als bij de opdrachtgever? Dat vond ons outsourcingsprofiel Ann in het begin wel een uitdaging: “Het was in het begin niet zo evident om op twee plaatsen medewerker en collega te zijn. Na verloop van tijd vond ik dat evenwicht wel, en dat is mede te danken aan de verantwoordelijken bij Future Solutions, die steeds hun best doen om contact te houden, af te toetsen hoe het met je gaat en ontmoetingen met andere collega’s te faciliteren.”

Je ziet, outsourcing biedt heel wat voordelen en is niet zoveel anders dan werken met een eigen medewerker. Onze profielen willen zich ook heel graag als een interne medewerker voelen en opgenomen worden in het team. Ja, de kans bestaat dat ze ooit naar een ander project gaan, maar als je optimaal gebruik wilt maken van de tijd die ze voor jou werken, sta dan zeker voldoende stil bij hoe je het profiel zal onboarden en begeleiden bij de opstart. Onze profielen zijn in elk geval getraind om vanaf dag één het beste van zichzelf te geven. Geef jij hen daar de ruimte en de middelen voor? Dan zal je investering meer dan opbrengen.

Op zoek naar een profiel in legal, finance of Insurance? Ga hier meteen op zoek naar jouw volgende medewerker.